اتجهت معظم الأعمال في الآونة الأخيرة إلى ما يسمى بالعمل من المنزل أو العمل عن بعد، فوجد المدراء أنفسهم في موقف جديد لا يعرفون كيف يعاملون فيه مع أعضاء الفريق والحفاظ على الانتاجية والكفاءة في العمل فإذا كنت لا تعرف كيف ستدير فريقك بنجاح يمكنك اتباع النصائح السبع في الإدارة عن بعد:
1 إنشاء روابط شخصية قوية
العمل الجماعي يعتمد بشكل أكبر على العلاقات الشخصية القوية، خاصة إن كان العمل عن بعد، فأنت تحتاج لمعرفة فريقك جيداً وأن يعرف فريقك بعضه جيداً وسترى ما سوف يعطيك هذا من التعاون والسرعة في الأداء، ويقترح مدير مختبر جوجل أنه بدلاً من القفز إلى الأهداف اليومية قم بطرح سؤال مفتوح مثل ماذا فعلتم في نهاية الأسبوع، ليشترك الجميع في إجابته وهو ما يمنح فرصة للتعاون والمناقشة والمرح.
2 أهداف يومية
ضع في بداية اليوم جدولاً لفريقك يحتوي على الأهداف التي عليهم تسليمها في نفس اليوم، ويجب أن تقدم لهم مهامهم وجهاً لوجه عن طريق مكالمة الفيدي، ويساعدك بعض التطبيقات مثل zoom و hangouts على التواصل مع فريقك بسهول، فهم يحتاجون لرؤية تعابير وجهك ولغة جسدك وليس فقط الاستماع لحديثك، كما أنه سيسهل عليهم الاستفسار، عن مهامهم وأنت أيضا تحتاج لرؤيتهم لتقدم ملاحظاتك ومقترحاتك مباشرة.
3 التواصل المستمر
حافظ على تواصلك مع أعضاء فريقك طوال اليوم، فالعمل من المنزل بالنسبة للأشخاص المعتادين على العمل من المكاتب أمر صعب ويشعرك دائما بالعزلة والوحدة وعدم القدرة على الاستمرارية، لذا فلا مانع من متابعة أعضاء فريقك والتحدث معهم قليلاً ومحاولة إخراجهم من هذه المشاعر السلبية.
4 استفد من التكنولوجيا كمدير
إن أهم ما يجب عليك فعله هو البقاء على تواصل مع فريقك ومتابعة إنجازهم للمهام، توفر لك هذه التطبيقات مثل microsoft teams و تريللو Trello و سلاك Slack و Screencast-O-Matic و Basecamp بيس كام فرصة حيث يجمع بين الدردشة المستمرة في مكان العمل واجتماعات الفيديو وتخزين الملفات ويتوفر بعضها مجاناً الآن.
5 التركيز على النتائج
لنكن صادقين أنت لن تستطيع إدارة وقت فريقك، أو مراقبة عدد الساعات التي يعملون بها، ولا يمكن الإلمام بجميع جوانب العمل الموزعة على الفريق، لذلك…، اترك نشاط الفريق جانبا وركز على النتائج وقم بقياس مدى فعالية الفريق من خلال جدول أهداف كل فرد.
6 موارد الفريق من مسؤوليتك كمدير
التأكد من أن كل فريقك يملك الموارد اللازمة للعمل عن بعد مثل امتلاك الانترنت والجهاز المناسب للعمل، فلا يمكنك تحديد المهام دون أن تعرف إن كان لديهم الإمكانية لأدائها أم لا، لذلك فعليك أن تتبع قدرة كل فرد في فريقك ومساعدته حتى يمتلك الأدوات التي ستساعده لإنجاز عمله.
7 كن مرنا
عليك أن تتفق على ميعاد مناسب مع أعضاء فريقك من أجل الاجتماع اليومي، كما عليك تحديد الموعد المسموح فيه بإرسال الرسائل النصية أو الصوتية وتحديد وقت الاستجابة المتوقع منك، اترك لهم المساحة الشخصية حتى لا يشعروا انهم مراقبين كما أنه
لا يجب أن تنسى أن فريقك الآن يعمل من المنزل وربما يوجد الكثير من العوائق لإتمامهم لمهامهم اليومية لكن بالطبع هذا ليس مبررا لكن عليك أن تكون مرنا أكثر مما أنت عليه في المكتب، حاول أن تثق في فريقك وأن تمنحهم الحرية والمرونة لإنجاز العمل وفقًا للجدول الزمني الذي يساعدهم على أن يكونوا اكثر إنتاجية.